Forum för Health Policy har i artiklar och rapporter beskrivit hur olika system tynger verksamheterna inom hälso- och sjukvården. Men vad är det som gör att vissa lyckas och andra inte när det kommer till att upphandla och införa nya verktyg och system? I veckans blogg belyser Johanna Burtsoff, Accenture, problematiken.
Trevlig läsning!Som vanligt står skribenten själv för innehållet i inlägget. Kommentera gärna på vår hemsida eller i sociala medier.
Hur kan patienter och sjukvården få mer nytta av journalsystemen?
Johanna Burtsoff, Senior Manager and Client Account Lead, Healthcare, Accenture Nordics
Allt fler vardagliga inköp är lätta att sköta hemifrån på paddan. Men när vi blir sjuka är det inte alltid lika naturligt att ta till digitala kanaler för att be om hjälp. Det känns naturligt att ringa och beställa en läkartid även om vi kunde få hjälp snabbare via digitala tjänster. Detsamma gäller för sjukvårdspersonalen. Livsviktig information finns i olika system, men alltför ofta upplever inte sjukvårdspersonal att journalsystemen stödjer patientvården. Informationen i systemen kan användas för att underlätta vården och minska risken för felaktig behandling. Varför upplevs då journalsystemen ändå ofta som en börda?
Läkare har tillgång till konfidentiell information och kraven på datasäkerhet är därför givetvis strängare än för digitala tjänster i många andra branscher. Lagstiftningen möjliggör inte alltid att information som skulle kunna vara nyttig för vården kan delas med alla vårdgivare. Datasäkerhetskraven används ofta som en förklaring till varför journalsystemen inte är användarvänliga. Höga krav på datasäkerhet kräver givetvis mer av de tekniska lösningarna men förklarar inte varför systemen inte stöder vårdprocesserna bättre idag. Men om de digitala verktygen planeras just för att underlätta vårdprocessen, kan en stor del av den relevanta informationen visas för vårdgivarna och patienterna.
Jag har under mina 15 år som konsult inom vården sett hur vissa vårdorganisationer lyckas dra nytta av nya journalsystem, medan andra, trots massiva investeringar, inte lyckas alls trots att de upphandlat samma journalsystem. De som lyckats bäst har redan under upphandlingen av journalsystemet haft klart för sig vilka strategiska målsättningar de vill uppnå och engagerat den operativa ledningen i upphandlingen och styrningen av programmet, som sedan tagit det valda journalsystemet i bruk. De som på detta sätt lyckats styra detaljplaneringen av journalsystemets funktioner från första början, har uppnått en del av sina mål redan vid systemets ”Go-Live”. Kvaliteten och tillgängligheten till vård har förbättrats. De flesta i personalen har varit nöjda med sina nya verktyg.
Vårdorganisationer som upphandlat samma tekniska lösning men misslyckats med att detaljstyra implementeringsprogrammet så att det effektivt stödjer verksamhetsutvecklingen, har inte nått sina mål ens långt efter Go-Live. Att engagera den operativa verksamheten låter kanske som en självklarhet, men för att lyckas göra det på ett sätt så att verksamheten verkligen styr det tekniska arbetet, krävs det under upphandlingen och de första faserna av implementeringen, en rad konkreta verktyg och metoder som säkrar att varje användargrupps behov möts. Alltför ofta görs inte det här grundarbetet ordentligt. Då upptäcker man kanske först under utbildning eller test inför införandet av systemet hur dåligt den tekniska lösningen stödjer läkarens och vårdpersonalens vardag.
En omfattande färsk undersökning visar att över 80% av arbetstagare globalt vill ha möjlighet att arbeta på distans. Moderna journalsystem och digitala vårdtjänster möjliggör för vårdpersonal på annan ort att delta i vården. Nu när sjukvårdspersonalen är en bristvara är det viktigt att ge alla som arbetar inom vården den flexibilitet och det stöd för arbetet som önskas.
Vad kan du då göra för att skapa bättre digitala verktyg för vårdgivarna och patienterna nära dig? Om du jobbar inom vården och hör talas om en kommande upphandling av ett journalsystem, se till att du har möjlighet att delta i formuleringen av hur systemet skall fungera för att stödja din vardag. Systemleverantörerna som arbetar med att implementera nya system kan självklart berätta vad som är tekniskt möjligt. Det finns en rad exempel på hur journalsystem och informationen i journalsystemen kan användas för att stödja olika vårdprocesser. Därför lönar det sig att i ett tidigt skede be att få se konkreta exempel på vilken nytta olika tekniska lösningar möjliggör. En del administrativa uppgifter (speciellt om logiken är enkel och volymerna stora) kan automatiseras, så att vårdgivarna får mer tid för patienterna. Vårdgivarna, läkarna och patienterna vet bäst vilken information de har mest nytta av, så om du är inblandad i valet eller implementeringen av ett journalsystem, se till att din röst hörs i tid.
___________________________
Mer information om vad som upplevs inte fungera med dagens system inom vården hittar ni i Forum för Health Policy studie ”Onödig administration i vården” (Forum för Health Policy juni 2023).