Den här veckan får vi möjlighet att följa ett utvecklingsarbete som pågått sedan 2017 på Akademiska sjukhuset i Uppsala. Patrik Bodeby, sjuksköterska, avdelningschef och projektledare för kirurgisk utvecklingsavdelning vid Akademiska sjukhuset, beskriver hur de har gått från överbeläggningar och dålig arbetsmiljö till nöjda patienter, lägre sjuktal hos personalen, bättre och säkrare vård. Bloggen den här veckan är ett utdrag ur en längre artikel. Läs mer om arbetet genom att klicka på länken längst ner i texten.
Trevlig läsning!
Som vanligt står skribenten själv för innehållet i inlägget. Kommentera gärna på vår hemsida eller i sociala medier.
Med uppdrag att vända upp och ned på sjukvården
Patrik Bodeby
Då: Permanent vårdplatsbrist och dålig arbetsmiljö
Det är hösten 2017 och närmare 10 % av Akademiska sjukhusets vårdplatser är stängda. Den största orsaken till de stängda vårdplatserna är sjuksköterskebrist, både med allmän- och specialistkompetens. Prognoserna talade dessutom för en fortsatt nedåtgående trend.
Problematiken kan grovt förenklat beskrivas som två negativa processer som förstärker varandra. Ökad vårdplatsbrist leder till ökad beläggningsgrad. Detta leder till överbeläggningar och utlokaliseringar som i sin tur leder till dålig arbetsmiljö.
Sjukhusledningen vet att man måste vidta åtgärder för att kunna skapa en bättre arbetsmiljö och därigenom kunna rekrytera och behålla sina medarbetare. Sjukhusledningen enas om att prova något nytt.
Uppdrag: utveckla vården
Hösten 2017 fattar sjukhusledningen beslut om att skapa en kirurgisk utvecklingsavdelning. Uppdraget blir tvådelat – dels ett medicinskt uppdrag som består i att öppna upp vårdplatser, dels ett utvecklingsuppdrag som består i att testa nya idéer och arbetssätt och därigenom skapa en attraktiv arbetsplats.
Den statliga utredningen Effektiv vård (SOU 2016:2) gör gällande att 5 generella principer bör vara vägledande för ändrade arbetssätt i vården:
- Utgå från vad som kan göras för att öka nyttan för patienten och se patienten som medskapare.
- Utgå från vad som kan göras för att öka den personliga kontinuiteten.
- Inför produktions- och kapacitetsplanering och utveckla samlad schemaläggning.
- Sök ständigt rätt fördelning av arbetsuppgifter.
- Planera hur ökad effektivitet ska nyttiggöras.
En helt ny avdelning skulle byggas från grunden med en helt ny personalgrupp, en attraktiv arbetsplats där ständiga förbättringar blir en naturlig del av tillvaron.
Principer: kvalitet och en hållbar arbetsplats
Vårt arbete har utgått ifrån Regions Uppsalas kvalitetspolicy för hälso- och sjukvård som omfattas av 6 principer.
- Engagerade ledare och medarbetare
- Fakta- och kunskapsbaserade beslut
- Samverkan
- Processorientering
- Patientens delaktighet
- Ständiga förbättringar
Resultat efter två år
- I jämförelse med andra avdelningar har våra medarbetare mycket lite övertid, och övertid i slutet på arbetspassen förekommer nästan inte alls.
- Sjuktalen är låga och väldigt få personer slutar.
- Patienterna upplever sig mer delaktiga och bättre informerade, de känner sig bemötta med respekt och anser sig ha fått den vård de förväntat sig i högre utsträckning när vi jämför oss med resten av sjukhuset.
- Antalet patienter som vårdats per vårdplats och månad inom vårt verksamhetsområde har ökat med ca 20 % sedan avdelningen öppnade.
Några exempel på aktiviteter
Vi lägger ohyggligt mycket tid på att administrera och dokumentera i olika system som inte kommunicerar med varandra – vi ville minska antalet system, klick, samt in- och utloggningar. Därför provade vi något som kallas för tunna klienter. Man kan förklara det hela som att man loggar in på ett virtuellt skrivbord. Om man byter dator kommer man genom ett klick direkt in där man slutade. Detta spar mycket tid och ökar samtidigt datasäkerheten.
Man kan om man vill finna alla våra principer för kvalitét och hållbar arbetsplats i vår dagliga styrning. Vi har fått vara med från start i utvecklingen av en digital tavla för daglig styrning. Genom vår dagliga styrning där processer och mål visualiseras blir den dagliga styrningen mer tidseffektiv. Det bli tydligare för teamet vart vi är, vad som behöver göras och vart vi ska. Det ökar både vår möjlighet till uppföljning och skapar engagemang. När vi träffas vid tavlan för en snabb genomgång ser vi till att hela teamet har samma målbild och en plan för hur vi tar oss dit. (processorientering och samverkan) Följer våra patienter våra standardiserade vårdförlopp? Har vi fördelat våra resurser väl baserat på patienternas vårdbehov? Om inte? Varför? Vad behöver göras? (Faktabaserade beslut och ständiga förbättringar) Är patienterna informerade om planerade undersökningar och involverade i planeringen? (Patientens delaktighet)
I slutet på varje arbetspass gör teamet en avstämning av dagen. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra idag? Varje deltagare får ge sin bild av dagen. Här finns möjligheten att ventilera sådant som man kanske annars riskerar ta med sig hem och funderar över hem. Jag kan direkt på morgonen se hur gårdagskvällen upplevde arbetspasset, eller hur helgen varit. Vi vet hur många inneliggande patienter vi har. Vi vet hur många operationer och hur många in- och utskrivningar vi har dag för dag. Nu kan vi till detta lägga till vårdintensitet och personalens upplevelse av patientsäkerhet, arbetsbelastning och kommunikation samt fördjupande kommentarer. Det skapar helt nya förutsättningar att jobba med kvalitet och ständiga förbättringar.
Nästa steg
Vi har presenterat våra resultat och tankar om framtiden för sjukhusledningen. Sjukhusledningen har förstått att man behöver kraftsamla för att bedriva utveckling som kommer från medarbetarna som sen vandrar uppåt i verksamheten, istället för tvärt om. Frågan är snarare hur man på ett klokt sätt tar detta projekt till linjeorganisationen med ett tydligt utvecklingsuppdrag. Utveckling i all ära, men hur sprider vi på ett bra sätt de arbetssätt och idéer vi kommit fram till? Vi behöver alla hjälp och vägledning i hur vi ska kombinera kvalitetsarbete och hållbar arbetsplats.
Det enda man kan vara helt säker på vid förändring i en komplex verksamhet är att du kommer stöta på överraskningar. Var beredd på att konstant behöva, planera, prioritera, utvärdera och omprioritera längs med resans gång.
Några korta tips för dig som planerar att ge dig på det här med förändringsarbete
- Tiden kommer aldrig vara den rätta! Ser ni ett behov? Kör!
- Börja i liten skala för att sen bygga på.
- Tålamod är en värdefull resurs! Det kan till en början kännas värre innan det sen blir bättre.
- En hyfsad plan som är redo att sjösättas idag, är bättre än en perfekt plan som aldrig blir av.
- Risk är en del av livet! Våga misslyckas, men lär er av misstagen.
- Tjockt pannben eller gåsfjädrar är en bra egenskap. Det finns inget som är läskigare för omgivningen än förändring. Du kommer stöta på motstånd. Här kommer tålamodet åter väl till pass!
Det är svårt för en utomstående att se hur mycket blod, svett och tårar som ligger bakom det arbete som så många lagt ner på detta projekt. Samtidigt har det funnits många tillfällen av båda skratt och glädje! Jag känner mig otroligt stolt och priviligerad som får vara en del av detta enastående team, där jag känner att jag får vara med och göra skillnad.
Patrik Bodeby
Sjuksköterska, avdelningschef och projektledare för kirurgisk utvecklingsavdelning
Akademiska sjukhuset
Här hittar du hela artikeln med mer information om utvecklingsarbetet >>>